La sustitución de los documentos en papel por el formato digital protege el medioambiente. Esta es una afirmación que no sorprende a nadie. Evitamos la tala de árboles y eliminamos una parte considerable de residuos. Sin embargo, aplicarlo en el campo empresarial, como vamos a ver en este artículo, a veces no es sencillo.
Este remplazo del documento físico por el digital es un proceso que estamos experimentando en todos los ámbitos de la vida. En muchos comercios nos proponen enviarnos el ticket de la compra por correo electrónico en lugar de imprimirlo. Muchos trámites administrativos ya los efectuamos online. Pero quizás sea en el campo de la empresa donde este cambio más se está notando.
De un tiempo a esta parte las empresas digitalizan gran parte de sus documentos. Ya no ocupan espacio en la oficina. Muchas veces, ni tan siquiera en los discos duros del ordenador. Se almacenan en la nube. Y están disponibles siempre que se necesitan.
La firma digital ha sustituido a la firma física en muchos trámites que realizan las empresas, lo que agiliza las gestiones. Ahora, la aplicación de la factura electrónica es el reto al que nos enfrentamos todos los autónomos y empresarios.
Vamos a ver cómo se está dando la digitalización de los documentos en las empresas y qué problemas está encontrando por el camino.
Los documentos que digitalizan las empresas.
El blog peruano Tickelia nos habla de la política cero papel. Un sistema de funcionamiento que están aplicando muchas empresas. Consiste en eliminar por completo los documentos impresos en el funcionamiento de una compañía y operar en exclusiva con documentos digitales.
Aunque hay algunas empresas que ya funcionan así, lo cierto es que para la mayoría, sobre todo para las pymes, la digitalización es un objetivo a alcanzar. Una tarea pendiente. Junto a los archivos digitalizados, en las oficinas aún encontramos archivadores A-Z que contienen documentos en papel. En los hechos, estos son los documentos que más digitalizan las empresas:
- Documentos financieros y contables: Aquí se incluyen facturas, albaranes, recibos, contratos de suministro. A día de hoy, gran parte de la relación comercial que se establece con los proveedores se realiza de manera digital.
- Documentos fiscales. Aunque en los autónomos y pymes la relación con Hacienda y con las administraciones públicas se suele delegar en las asesorías, las empresas no es extraño que guarden en sus ordenadores los justificantes de pago.
- Contratos. Los contratos con clientes y proveedores se suelen digitalizar y guardar en carpetas virtuales en el ordenador. Es una manera de garantizar que no se pierdan. Al mismo tiempo, se tiende a digitalizar la escritura de constitución de una empresa y sus estatutos de funcionamiento.
- Recursos Humanos. Esta es una de las áreas donde más se ha implementado la digitalización. Más que otra cosa por la gran cantidad de documentos que genera la relación con los trabajadores: nóminas, contratos laborales, partes de baja, etc.
- Informes y planificaciones. Los informes para conocer el funcionamiento de una empresa o un área en concreto, así como los planes para las distintas secciones: marketing, producción, planes de negocio, ya se suelen elaborar de manera digital.
A pesar de esta digitalización de los documentos, no es extraño ver en muchas empresas una duplicidad. Documentos que se guardan en formato físico y digital. Se aprecia una resistencia por parte de algunos empresarios de prescindir del archivo impreso. Parece como si los documentos importantes aún se tuvieran que guardar en papel.
El documento digital aumenta la eficacia en la empresa.
Una de las cualidades de la digitalización documental es que aumenta la eficacia y la productividad en la empresa. Agiliza la realización de trámites y gestiones. Estas son algunas de sus ventajas:
- Acceso inmediato a la información. Los documentos digitalizados pueden localizarse y consultarse en segundos mediante búsquedas por palabra clave o metadatos, eliminando el tiempo que se pierde buscando archivos físicos.
- Mejora la organización y el control. Los sistemas digitales permiten clasificar, etiquetar y versionar los documentos, garantizando que la información esté siempre actualizada.
- Aumento de la productividad. Los empleados pueden compartir, revisar y editar documentos simultáneamente desde diferentes ubicaciones, reduciendo el tiempo que se pierde cuando un documento pasa de una mano a otra y agilizando el trabajo.
- Seguridad y trazabilidad. La trazabilidad es una cualidad de los documentos digitales que permite hacer un rastreo sobre el archivo, detectando cuando se ha modificado y quien lo ha hecho
- Reducción de errores y duplicidades La automatización y el almacenamiento centralizado evitan errores humanos comunes, como trabajar con versiones duplicadas de un mimo documento.
- Integración con otros sistemas informáticos. Los documentos digitalizados pueden integrarse con ERP, CRM y otras herramientas informáticas, facilitando una gestión más completa y actualizando los documentos de manera instantánea. Sin intervención humana.
- Cumplimiento de la normativa. Muchos documentos, sobre todo los que se comparten con las administraciones, deben tener una forma determinada y la información debe presentarse según exige la ley. La digitalización facilita esta tarea, ya que emplea plantillas adaptadas a las exigencias legales.
Protege el medioambiente.
Como hemos dicho al principio, la digitalización de documentos protege la naturaleza. Forma parte de ese granito de arena que pone la empresa en el cuidado del planeta. Lo podemos ver en las siguientes consecuencias.
- Reducción del consumo de papel. Al sustituir los archivos físicos por versiones digitales, se disminuye el uso de papel, lo que implica menos tala de árboles y menos presión sobre los recursos forestales.
- Ahorro de tinta, tóner y otros consumibles. La impresión se reduce al mínimo, lo que conlleva un menor uso de productos químicos y plásticos asociados a cartuchos de tinta, lo que implica menos residuos contaminantes.
- Disminución del consumo energético en las oficinas. Al reducir el uso de impresoras y fotocopiadoras, se disminuye el gasto energético asociado al funcionamiento y mantenimiento de estos aparatos. La empresa va a gastar menos electricidad.
- Reducción del espacio físico. Menos archivos y mobiliario implican oficinas más compactas, lo que puede traducirse en menos consumo de recursos materiales y energéticos.
- Menos residuos sólidos. La reducción del uso de papel, carpetas, cajas y material de archivo y de oficina disminuye la cantidad de desechos que terminan en vertederos o requieren reciclaje.
- Menor impacto en el transporte y la logística. Evitar el envío físico de documentos (por mensajería, correo o transporte interno) reduce las emisiones de CO₂ derivadas de los desplazamientos y el consumo de combustible.
- Fomento de una cultura empresarial sostenible. La digitalización impulsa prácticas responsables y crea una conciencia ambiental dentro de la empresa, favoreciendo planes y políticas de economía sostenible más amplias. De esta manera, la empresa educa a sus trabajadores en el cuidado del planeta, a un nivel.
La brecha digital en las empresas.
La O.I.T. (Organización Internacional del Trabajo) señala que existe una brecha digital en las empresas. Esta brecha se aprecia entre las empresas de nueva creación y las que llevan más de 30 años de funcionamiento, entre diferentes sectores productivos y entre diferentes partes del planeta.
Las empresas que vienen de funcionar de manera analógica les cuestan más adaptarse al sistema digital. Son empresas, muchas veces, que tienen varias décadas de trayectoria. Con empresarios y directivos mayores de 50 años. A los que la transformación digital les ha cogido de nuevas. Y donde ya tienen establecido un modus operandi que se ven obligados a adaptar a los nuevos tiempos.
También se aprecia la brecha digital en cuanto a sectores y ramas de la producción. Así se ve, por ejemplo, como la digitalización ha prendido en las empresas que se dedican a la tecnología y a las telecomunicaciones, en la banca y en los servicios financieros, en el marketing y en todo el campo de la salud.
Por otro lado, está menos implantada en todo el comercio y la industria de transformación relacionada con la agricultura, en la construcción, en la industria manufacturera, en el transporte y logística a pequeña escala y en el comercio y la hostelería tradicional.
Por último, mientras en los países del primer y segundo mundo; en Europa, Norteamérica, Australia y parte de Asia, la digitalización está a la orden del día, en otras zonas del planeta como África o gran parte de Latinoamérica, su implantación es limitada.
Para muchas empresas, digitalizar su documentación aún representa un reto complicado de asumir. Sin embargo, como me dice mi amigo Miguel Ángel, que dirige un almacén de suministros agrarios en La Mancha, hay empresas externas como Everygit, que prestan servicios digitales B2B, que facilitan la digitalización de documentos y la gestión de los mismos con soluciones informáticas.
La digitalización de la documentación es un cambio necesario para todas las empresas. Ya no solo por lo que supone ahorrar en papel y cuidar de esta manera el planeta. Si no porque aumenta la productividad y ahorra costes.
Todas las empresas compiten entre sí en el mercado. Y es difícil competir con las empresas más avanzadas cuando se están utilizando sistemas de funcionamiento que han quedado anticuados.
